1. Tổng quan
Giấy phép lao động là gì?
Giấy phép lao động (GPLĐ) cho phép người nước ngoài làm việc cho một chủ lao động cụ thể tại Việt Nam. Không có GPLĐ hoặc xác nhận miễn GPLĐ thì không được làm việc — người lao động và công ty đều bị xử phạt (xem mục 7).
Cơ sở: BLLĐ 2019, điều 151–152; NĐ 219, điều 2.
Ai cần có GPLĐ?
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo một trong các hình thức quy định tại điều 2 khoản 1 NĐ 219. Phổ biến nhất:
- Theo hợp đồng lao động với công ty Việt Nam (hình thức "a");
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp (hình thức "b");
- Tham gia dự án và đấu thầu (hình thức "i");
- Hợp đồng lao động với văn phòng đại diện nước ngoài (hình thức "m").
Cơ sở: NĐ 219, điều 2 khoản 1.
Ai được miễn GPLĐ?
Danh sách miễn GPLĐ tại điều 7 NĐ 219. Có hai loại miễn:
Chỉ cần thông báo. Không cần xác nhận; người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan trước ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bắt đầu:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
- Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong năm (cộng dồn).
Cần xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (mẫu 01, 5 ngày làm việc) — trong tất cả các trường hợp miễn còn lại theo điều 7.
Cơ sở: NĐ 219, điều 7, 9.
Ai cấp GPLĐ?
Ủy ban nhân dân tỉnh (thành phố) nơi người nước ngoài làm việc. Trong thực tế, UBND ủy quyền cho Sở Nội vụ: sau khi tái cơ cấu năm 2025, Sở LĐTBXH cũ đã sáp nhập vào Sở Nội vụ.
Hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia dichvucong.gov.vn hoặc tại Trung tâm phục vụ hành chính công.
Cơ sở: NĐ 219, điều 4, 6, 22.
GPLĐ cấp cho người hay cho công ty?
Cho người sử dụng lao động. Nếu bạn làm việc ở hai công ty, cần hai GPLĐ, mỗi công ty một cái. Nếu một công ty có nhiều địa điểm làm việc, tất cả đều kê khai trong một đơn — không cần GPLĐ riêng.
Cơ sở: NĐ 219, điều 4, 22.
2. Chức danh và hình thức làm việc
Những chức danh nào được cấp GPLĐ?
GPLĐ chỉ cấp cho 4 nhóm chức danh (điều 3):
| Nhóm | Đối tượng | Yêu cầu |
|---|---|---|
| Nhà quản lý | Người quản lý doanh nghiệp theo Luật DN (giám đốc, chủ tịch HĐTV…) hoặc người đứng đầu tổ chức và cấp phó | Không yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm |
| Giám đốc điều hành | Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện; hoặc người quản lý bộ phận trực tiếp | Từ 3 năm kinh nghiệm |
| Chuyên gia | Chuyên gia trong lĩnh vực | Bằng đại học và từ 2 năm kinh nghiệm (lĩnh vực ưu tiên: 1 năm) |
| Lao động kỹ thuật | Người có kỹ thuật chuyên môn | Đào tạo từ 1 năm và 2 năm kinh nghiệm, hoặc 3 năm kinh nghiệm |
Cơ sở: NĐ 219, điều 3.
Tôi là giám đốc công ty. Đây là "Nhà quản lý" hay "Giám đốc điều hành"?
Nhà quản lý. Giám đốc công ty là "người quản lý doanh nghiệp" theo Luật Doanh nghiệp. Nhóm "Giám đốc điều hành" áp dụng cho người đứng đầu chi nhánh hoặc bộ phận, và yêu cầu từ 3 năm kinh nghiệm. Lỗi thường gặp: ghi "Giám đốc điều hành" vì nghe như "giám đốc".
Chứng minh chức danh nhà quản lý bằng điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm. Không cần bằng cấp và kinh nghiệm.
Cơ sở: NĐ 219, điều 3 khoản 1–2, điều 19 khoản 1; Luật DN 2020, điều 4 khoản 24.
Tôi đã đăng ký là giám đốc trong ĐKKD. Tôi có cần GPLĐ không?
Có, nếu bạn là giám đốc được thuê chứ không phải chủ sở hữu góp vốn từ 3 tỷ đồng. Thông tin trong ĐKKD chứng minh chức danh quản lý — giúp bạn không phải nộp bằng cấp và kinh nghiệm, nhưng không thay thế GPLĐ.
Cơ sở: NĐ 219, điều 7, 19.
Giám đốc được thuê ký hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ?
Hợp đồng lao động (hình thức "a"). Hợp đồng dịch vụ (dân sự) không phải là căn cứ cấp GPLĐ.
Cơ sở: NĐ 219, điều 2 khoản 1a, điều 22.
3. Hồ sơ
Cần những gì để cấp GPLĐ lần đầu?
- Văn bản giải trình và đề nghị cấp GPLĐ (mẫu 03) — đồng thời là đơn xin cấp.
- Giấy khám sức khỏe không quá 12 tháng (bệnh viện Việt Nam hoặc nước ngoài được công nhận). Không cần bản giấy nếu kết quả đã có trong hệ thống y tế quốc gia.
- Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Phiếu lý lịch tư pháp không quá 6 tháng.
- Hai ảnh màu 4×6 nền trắng.
- Tài liệu chứng minh chức danh (đối với nhà quản lý: điều lệ và quyết định bổ nhiệm).
- Tài liệu về hình thức làm việc. Đối với hợp đồng lao động, không cần tài liệu riêng.
- Thông báo tuyển lao động Việt Nam và xác nhận đã đăng tải (xem bên dưới).
Cơ sở: NĐ 219, điều 18, 19.
Lấy phiếu lý lịch tư pháp ở Việt Nam hay ở nước ngoài?
Đều được:
- Ở Việt Nam: dành cho người đang cư trú với đăng ký tạm trú hợp lệ. Từ 01/03/2025, cơ quan cấp là Phòng Quản lý hồ sơ thuộc Công an tỉnh/thành phố (không còn Sở Tư pháp). Có thể nộp kèm hồ sơ GPLĐ trực tuyến.
- Ở nước ngoài: lấy tại nước có quốc tịch, sau đó chứng thực Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch.
Cơ sở: NĐ 219, điều 6 khoản 3, điều 18.
Hợp pháp hóa tài liệu nước ngoài (bằng cấp, phiếu lý lịch) thế nào?
Từ 11/09/2026, Việt Nam áp dụng Công ước Apostille. Đối với tài liệu từ các quốc gia thành viên, chỉ cần chứng thực Apostille, không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Sau đó dịch và chứng thực bản dịch sang tiếng Việt.
- Đức, Áo và Séc đã phản đối việc gia nhập của Việt Nam — Công ước không áp dụng giữa Việt Nam và các nước này; vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự. Danh sách chính thức do Bộ Ngoại giao Việt Nam công bố.
- Nga không phản đối — Apostille có hiệu lực giữa Nga và Việt Nam từ 11/09/2026.
- Tài liệu đã được hợp pháp hóa trước 11/09/2026 vẫn có giá trị.
Cơ sở: Nghị định 293/2026/NĐ-CP, điều 5 khoản 4, 30, 34; NĐ 219, điều 5.
Có cần đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam không?
Có, đối với hình thức a, i, m — khi cấp lần đầu và khi gia hạn. Ít nhất 5 ngày trước khi nộp hồ sơ, người sử dụng lao động phải đăng công khai thông báo tuyển dụng cho vị trí dự kiến thuê người nước ngoài và xác nhận không tuyển được người Việt.
Thông báo cần có: chức danh và lĩnh vực cụ thể, hình thức làm việc, địa điểm, thời hạn, yêu cầu trình độ (nếu có). Không có ngoại lệ cho giám đốc. Khi cấp lại — không cần đăng.
Nơi đăng: Sàn giao dịch việc làm quốc gia vieclam.gov.vn, cổng thông tin việc làm hợp pháp khác, hoặc trang thông tin điện tử chính thức của tổ chức.
Cơ sở: NĐ 219, mẫu 03 mục II; BLLĐ, điều 11 khoản 1.
4. Mẫu 03: Cách điền
Những lỗi thường gặp khi điền mẫu 03?
| Trường | Cách điền đúng |
|---|---|
| Kính gửi (địa chỉ) | Cơ quan có thẩm quyền: Ủy ban nhân dân [tỉnh/thành phố] hoặc cơ quan được ủy quyền. Sở LĐTBXH không còn tồn tại |
| Loại hình người sử dụng lao động (I.2) | Theo danh sách chú thích (2): "Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài", "Doanh nghiệp ngoài nhà nước"… |
| Lĩnh vực hoạt động chính (I.7) | Ngành cấp 1 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (nhà hàng = nhóm I, Dịch vụ lưu trú và ăn uống) |
| Chức danh (III.2a) | Một trong 4 nhóm: Nhà quản lý / Giám đốc điều hành / Chuyên gia / Lao động kỹ thuật. Giám đốc công ty = Nhà quản lý |
| Lĩnh vực công việc cụ thể | Nghề mã cấp 3 theo Quyết định 34/2020/QĐ-TTg |
| Hình thức làm việc (III.2b) | "Thực hiện hợp đồng lao động (điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)" |
| Thời gian làm việc (III.2e) | Ngày tương lai "từ … đến …". Bắt đầu ≥ 10 ngày sau khi nộp; thời hạn ≤ 2 năm |
| Trình độ và kinh nghiệm (III.3–4) | Khi cấp lần đầu: bắt buộc, chỉ ghi thông tin thực tế |
| "Cấp/cấp lại/gia hạn" | Giữ mục phù hợp; khi cấp lần đầu xóa dòng lý do cấp lại |
| Chữ ký | Người đại diện hợp pháp, họ tên, con dấu |
Cơ sở: NĐ 219, mẫu 03 và chú thích (1)–(12), điều 2, 3, 21, 22.
Tôi chưa vào làm nhưng mẫu hỏi về công việc. Điền gì?
Điền thông tin công việc dự kiến sẽ bắt đầu. Phần III.2 mang tiêu đề "Thông tin về việc làm dự kiến". Hợp đồng lao động không cần có khi nộp hồ sơ.
Trình tự: (1) Nộp hồ sơ trước 10–60 ngày; (2) Nhận GPLĐ; (3) Ký hợp đồng lao động; (4) Bắt đầu làm việc.
Cơ sở: NĐ 219, điều 22.
5. Thời hạn
Khi nào nộp hồ sơ? Không sớm hơn 60 và không muộn hơn 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc.
Chờ bao lâu? 10 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ. Nếu từ chối, thông báo lý do bằng văn bản.
GPLĐ có hiệu lực bao lâu? Theo thời hạn hợp đồng lao động, tối đa 2 năm.
Có được làm việc trong khi hồ sơ đang xét không? Không. Chỉ được làm việc khi đã có GPLĐ còn hiệu lực và sau khi ký hợp đồng lao động. Thời hạn hợp đồng không được vượt quá GPLĐ.
Cơ sở: NĐ 219, điều 21, 22.
6. Sau khi nhận GPLĐ
Gia hạn GPLĐ thế nào?
- Nộp hồ sơ trước 10–45 ngày trước khi hết hạn. Một số nguồn ghi sai "5–45 ngày" — không đúng.
- Thời hạn xử lý: 10 ngày làm việc.
- Chỉ được gia hạn một lần, tối đa 2 năm.
- Hồ sơ: mẫu 03, khám sức khỏe, ảnh, hộ chiếu, GPLĐ còn hiệu lực. Vẫn cần đăng thông báo tuyển lao động Việt Nam.
Cơ sở: NĐ 219, điều 27–29.
Đã hết lần gia hạn duy nhất. Làm gì tiếp?
Cấp GPLĐ mới. Hồ sơ đơn giản hơn — không cần phiếu lý lịch tư pháp.
Cơ sở: NĐ 219, điều 20 khoản 3.
GPLĐ bị mất, hỏng hoặc thông tin thay đổi. Xử lý thế nào?
Cấp lại — khi GPLĐ bị mất/hỏng, thay đổi họ tên/quốc tịch/số hộ chiếu, hoặc đổi tên doanh nghiệp nhưng giữ nguyên mã số. Xử lý 3 ngày làm việc; GPLĐ mới có hiệu lực trong thời hạn còn lại.
Cơ sở: NĐ 219, điều 23–26.
Chuyển sang công ty khác hoặc làm thêm ở công ty thứ hai.
Cần GPLĐ riêng cho người sử dụng lao động mới. Nếu chức danh và lĩnh vực giống nhau: không cần khám sức khỏe và lý lịch tư pháp, nộp thêm bản sao GPLĐ đang có.
Cơ sở: NĐ 219, điều 20 khoản 1.
Thay đổi chức danh hoặc hình thức làm việc ở cùng công ty.
Cần cấp GPLĐ mới. Không cần khám sức khỏe và lý lịch tư pháp. Nộp tài liệu theo chức danh/hình thức mới và bản sao GPLĐ cũ.
Cơ sở: NĐ 219, điều 20 khoản 2.
Làm việc ở tỉnh khác nhưng cùng công ty.
Người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của tỉnh đó trước ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến làm việc.
Cơ sở: NĐ 219, điều 22 khoản 5.
GPLĐ hết hạn. Làm gì?
Người sử dụng lao động trả GPLĐ cho cơ quan cấp trong vòng 15 ngày. Hết hạn GPLĐ là căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động.
Cơ sở: NĐ 219, điều 31; BLLĐ, điều 34 khoản 12, 156.
7. Trách nhiệm pháp lý
Xử phạt khi làm việc không có GPLĐ?
Từ 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP:
| Vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Người nước ngoài làm việc không có GPLĐ hoặc xác nhận miễn | 15–25 triệu đồng và trục xuất |
| Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ (1–10 người) | 30–45 triệu đồng |
| 11–20 người | 45–60 triệu đồng |
| 21 người trở lên | 60–75 triệu đồng |
Mức trên áp dụng cho cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp): phạt gấp đôi — từ 60 đến 150 triệu đồng.
Cơ sở: Nghị định 283/2026/NĐ-CP, điều 7 khoản 1, điều 13 khoản 3, 5, 6b.
8. Liên quan đến GPLĐ
Có phải đóng BHXH cho người nước ngoài không?
Có, nếu hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên. Ngoại lệ: di chuyển nội bộ doanh nghiệp và người đã đủ tuổi nghỉ hưu.
- Người lao động: 8% hưu trí; người sử dụng lao động: 17% (3% ốm đau/thai sản + 14% hưu trí).
- BHYT: người lao động 1,5%, người sử dụng lao động 3%.
- Không tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
- Nếu có hai hợp đồng ở hai công ty: người lao động chỉ đóng phần của mình tại một nơi (nơi ký hợp đồng đầu tiên); mỗi công ty vẫn đóng phần của người sử dụng lao động.
Cơ sở: Luật BHXH 2024 (41/2024/QH15), điều 2 khoản 2; Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Thẻ tạm trú (TRC) là gì và khi nào làm?
TRC (thẻ tạm trú) cấp sau khi có GPLĐ. Điều kiện: visa lao động LĐ1 hoặc LĐ2; hộ chiếu còn hiệu lực ≥ 13 tháng; GPLĐ còn hiệu lực ≥ 12 tháng. Xử lý khoảng 5 ngày làm việc; có hiệu lực tối đa 2 năm (không vượt quá GPLĐ).
Cơ sở: Luật Nhập cảnh… 47/2014/QH13 (sửa đổi), điều 36–37.
Giám đốc người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật. Lưu ý gì?
Công ty phải có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ có một và xuất cảnh — cần giấy ủy quyền bằng văn bản. Vắng mặt quá 30 ngày không có ủy quyền là căn cứ thay thế.
Cơ sở: Luật Doanh nghiệp 2020, điều 12.